Privacy Policy

The privacy notice describes

The different types of personal data we process
How we use the personal data and why;
Who we share them with and where;
How Long We Save Them
Your rights and how you can contact us if you have further questions about the processing of your personal data
How we can make changes to this Privacy Policy

Personuppgift och behandling

A personal data is defined as any information that can be directly or indirectly attributed to a natural person who is alive.
A processing is defined as any action taken in respect of personal data, such as collection, recording, storage, transmission, reading, dissemination, erasure, etc.

CERTEGO AB, 556529-5911, Box 503, Pressverksgatan 4, 721 09 Västerås is responsible as "personal data controller" for the processing of your personal data.

Concept	Definition
Personuppgifter	All information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Behandling	Alla åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, såsom insamling, registrering, lagring, överföring, läsning, spridning, radering etc.
Laglig grund	De grunder som gör det möjligt för PUA att behandla personuppgifter.
Personuppgiftsansvarig (PUA)	En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter.
Personuppgiftsbiträde, PUB	En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter på instruktion från den personuppgiftsansvarige.
Tredje part	En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller organ som inte är den registrerade, den personuppgiftsansvarige, personuppgiftsbiträdet eller de personer som under den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets direkta ansvar är behöriga att behandla personuppgifterna.
Tredjeland	Land utanför EU/EES.
Tillsynsmyndighet	En oberoende offentlig myndighet som är utsedd av en medlemsstat att övervaka tillämpningen av GDPR. För Sverige är det Datainspektionen.
Data Protection Manager (DPM)	Roll inom CERTEGO för att verka för efterlevnad av GDPR. DPM finns utsedd på koncernnivå, divisionsnivå och regionsnivå.
Personuppgiftsbiträdesavtal	Avtal mellan PUA och PUB i de fall där PUB behandlar personuppgifter å PUAs vägnar.
Kund B2B (business to business)	Det avser juridisk person eller kontaktperson hos juridisk person vars personuppgifter vi behandlar i samband med köp av våra produkter och tjänster, t.ex. återförsäljare, licensierad kund, mottagare av produkt.
Kund B2C (business to consumer)	Det avser fysisk person vars personuppgifter vi behandlar i samband med köp av våra produkter och tjänster, t.ex. kunder som handlar i butik.
Potentiell kund	Det avser fysisk- eller juridisk person vars personuppgifter vi behandlar i samband med marknadsföring av våra produkter och tjänster.
Leverantör	Det avser en fysisk- eller juridisk person vars personuppgifter vi behandlar i samband med att de utför ett arbete eller levererar en tjänst åt oss, mot ersättning, t.ex konsult, kontaktperson
Testperson	Det avser en fysisk person vars personuppgifter vi behandlar i samband med att de utför tester av våra produkter och tjänster, t.ex. Betatestare
Rekryteringskandidat	Det avser en fysisk person vars personuppgifter vi behandlar i samband med att de söker en tjänst hos oss.
Besökare	Det avser fysisk person vars personuppgifter vi behandlar i samband med att de besöker någon av våra lokaler.

Kund - B2B

Ändamål	Personuppgifter	Laglig grund	Lagringstid
Administrera kundofferter	Namn Telefonnummer E-post Företag	Intresseavvägning, vårt intresse av att behandla denna information för att gynna en effektiv anbudsprocess överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Under offerten giltighetstid + 6 månader eller enligt sekretessavtal i upphandling
Administrera kundavtal	Namn Telefonnummer E-post Företag	Intresseavvägning, om det rör kontaktpersoner hos en kund som är personuppgiftsansvarig. Vårt intresse av att administrera avtal väger över den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Under avtalstiden + 10 år
Hantera räkenskapsinformation	Namn E-post Telefonnummer Företag Organisationsnummer	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under det räkenskapsår som informationen avser + 7 år
Administrera kreditupplysningar på enskilda firmor i syfte att bedöma firmornas lämplighet, varvid firmans ekonomiska stabilitet utgör ett moment	Namn E-post Telefonnummer Företag Finansiell information Organisationsnummer	Intresseavvägning, Vårt intresse av att kunna göra en ekonomisk riskbedömning överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål. Behandlingen kan därtill sägas ligga i den registrerades intresse i de fall certifiering utfärdas.	Raderas direkt efter beslut
Hantera inkassoärenden för enskilda firmor	Namn E-post Telefonnummer Företag Organisationsnummer	Intresseavvägning, Vårt intresse av att kunna se till att få betalt för våra fordringar överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Fram till inkommen betalning + 3 månader
Administrera klagomål/reklamationer	Namn E-post Telefonnummer	Intresseavvägning, om det rör kontaktpersoner hos kund som är personuppgiftsansvarig, eftersom vi bedömer vårt intresse av att kunna hantera reklamationer och förbättra våra produkter överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Under ärendet + 1 år
Hantera testning och felsökning ifall CERTEGO är personuppgiftsansvarig	Namn E-post Telefonnummer	Fullgörande av avtal, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser i avtal där de registrerade är kunder Intresseavvägning, ifall kunden är ett företag, eftersom vi bedömer vårt intresse av att kunna hantera reklamationer och förbättra våra produkter överväger den registrerades intresse av att personuppgifterna inte behandlas för detta ändamål	Under tiden testning/felsökning pågår
Administrera supportärendehantering	Namn E-post Telefonnummer	Intresseavvägning, om det rör kontaktpersoner hos en kund som är personuppgiftsansvarig. Vårt intresse av att administrera supportärende väger över den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Under avtalstiden + 6 månader
Hantera NDA:er	Namn	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna säkerställa sekretess överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Under avtalstiden + 10 år
Administrera orderhantering	Namn Telefonnummer E-post Adress	Intresseavvägning, om det rör kontaktpersoner hos en kund som är personuppgiftsansvarig. Vårt intresse av att administrera ordern väger över den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål	Under avtalstiden + 3 år
Möjliggöra leverans av varor till slutanvändare/konsument	Namn Telefonnummer E-post Adress	Intresseavvägning, Vårt intresse av att kunna leverera varor väger över den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål	Fram till leverans + 10 år
Kontakta befintliga kunder med nyhetsbrev och marknadsföring, som inte har begärt informationen/anmält sig för utskick	Namn E-post Adress Företag	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att informera våra kunder om nyheter och/eller förändringar i våra produkter överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Ifall den registrerade har begärt informationen: Från avanmälan/opt-out + 1 år (utskick upphör omgående) Ifall den registrerade inte har begärt informationen: Under avtalstiden + 1 år
Administrera event	Namn Telefonnummer E-post Specialkost	Intresseavvägning, om det rör förpliktelse gentemot företag eller våra egna anställda eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna genomföra event för besökare/anställda överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål. Samtycke, i det fall deltagarlistor ska sparas under en längre period än vad som anges här	Under evenemang + 1 månad
Marknadsföra företaget på vår externa webb	Namn Företag Bild	Intresseavvägning, om det rör förpliktelse gentemot företag eller våra egna anställda eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna marknadsföra företaget överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Under kampanj + 3 månader
Hantera marknadsundersökningar till kontaktpersoner hos kunder	Namn E-post Företag Befattning Enkätsvar Eventuellt indirekta identifierare i rapporterna Information avseende ifall vederbörande blivit tillfrågad att delta i undersökningar	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna undersöka nya affärsmöjligheter överväger den registrerades intresse av att inte få sina personuppgifter behandlade för detta ändamål	Kontaktuppgifter, befattning, företagstillhörighet och information om inbjudan till deltagande i undersökning: Från avslutat kundförhållande + 10 år Rapporter: Från mottagande av rapport + 1 år
Hantera registrerades rättigheter enligt GDPR	Namn Identifikator	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Hantera personuppgiftsincidenter enligt GDPR	Namn E-post Telefonnummer	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk	Namn Hemadress E-post Telefonnummer	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna försvara rättsliga anspråk mot företaget överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Under avtals/garantitiden + 10 år
Förebygga bedrägeri och annat missbruk	Namn Hemadress E-post Telefonnummer	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att förebygga bedrägerier och missbruk överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Underavtalstiden + 10 år
För åtkomst, underhåll och utveckling av företagets IT-miljö	Namn Användarnamn	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att behandla uppgifterna för detta intresse väger tyngre än den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet

Kund - B2C

Ändamål	Personuppgifter	Laglig grund	Lagringstid
Tillhandahålla produkter och tjänster i våra butiker	Namn telefonnummer	Fullgörande av avtal	Under avtalstiden + 10 mån
Hantera registrerades rättigheter enligt GDPR	Namn Identifikator	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Hantera personuppgiftsincidenter enligt GDPR	Namn E-post Telefonnummer	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Hantera räkenskapsinformation	Namn Hemadress E-post Telefonnummer	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under det räkenskapsår som informationen avser + 7 år
Administrera klagomål/reklamationer	Namn E-post Telefonnummer	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer vårt intresse av att kunna hantera reklamationer och förbättra våra produkter överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Under ärendet + 3 år
Administrera kundavtal	Namn Telefonnummer E-post Adress	Fullgörande av avtal i den mån behandlingarna krävs för att fullgöra avtalet/avtalsenliga åtaganden (t.ex. garantier) mot den registrerade.	Under avtalstiden + 10 år
Fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk	Namn Hemadress E-post Telefonnummer	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna försvara rättsliga anspråk mot företaget överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Under avtals/garantitiden + 10 år
Förebygga bedrägeri och annat missbruk	Namn Hemadress E-post Telefonnummer	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att förebygga bedrägerier och missbruk överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Underavtalstiden + 10 år

Potentiell kund

Ändamål	Personuppgifter	Laglig grund	Lagringstid
Hantera registrerades rättigheter enligt GDPR	Namn Identifikator	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Hantera personuppgiftsincidenter enligt GDPR	Namn E-post Telefonnummer	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Administrera marknadsutskick till kontaktpersoner hos potentiella kunder som har begärt informationen/anmält sig för utskick	Namn E-post Adress Företag	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna bedriva marknadsföring överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Från avanmälan/opt-out + 1 år (utskick upphör omgående)
Administrera ett första marknadsutskick/en kampanj till kontaktpersoner hos potentiella kunder som inte begärt informationen/anmält sig för utskick	Namn E-post Adress Företag	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna bedriva marknadsföring överväger den registrerades intresse av att personuppgifterna inte behandlas för detta ändamål.	Från insamling + 1 mån till första kontakt, därefter 2 månader
Hantera marknadsundersökningar till kontaktpersoner hos potentiella kunder	Namn E-post Företag Befattning Enkätsvar Eventuellt indirekta identifierare i rapporterna Information avseende ifall vederbörande blivit tillfrågad att delta i undersökningar	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna undersöka nya affärsmöjligheter överväger den registrerades intresse av att inte få sina personuppgifter behandlade för detta ändamål	Kontaktuppgifter, befattning, företagstillhörighet och information om inbjudan till deltagande i undersökning: Från insamling + 3 månader Rapporter: Från mottagande av rapport + 1 år

Leverantör/Underentreprenörer

Ändamål	Personuppgifter	Laglig grund	Lagringstid
Hantera registrerades rättigheter enligt GDPR	Namn Identifikator	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Hantera personuppgiftsincidenter enligt GDPR	Namn E-post Telefonnummer	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Hantera räkenskapsinformation	Namn E-post Telefonnummer Företag Organisationsnummer	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under det räkenskapsår som informationen avser + 7 år
Hantera inköp av varor och tjänster	Namn Telefonnummer E-post	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna kontakta potentiella leverantörer och underentreprenörer överväger den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	Fram till leverans + 10 år
Hantering av upphandlingar	Namn Telefonnummer E-post	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna upphandla nya leverantörer och underentreprenörer överväger den registrerades intresse av att inte få sina personuppgifter behandlade för detta ändamål.	Tilldelningsbeslut + 6 månader
Säkerställande av efterlevnad av SSF Stöldskyddsföreningens regelverk, SSF:s norm 1015 föreskriver att all personal som har tillgång till och arbetar med anläggningsdokumentation på anläggarfirman ska vara ostraffade samt att den bedömningen skall göras minst vartannat år.	Namn Personnummer Bekräftelse på att kontroll inte resulterat i träff som medför att SSF:s krav inte uppfylls.	Intresseavvägning, vårt intresse av att kunna säkerställa att våra underleverantörer lever upp till SSF:s krav på CERTEGO väger tyngre än de registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål.	2 år från genomförd kontroll.

Rekryteringskandidat

Ändamål	Personuppgifter	Laglig grund	Lagringstid
Hantera registrerades rättigheter enligt GDPR	Namn Identifikator	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Hantera personuppgiftsincidenter enligt GDPR	Namn E-post Telefonnummer	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Ta emot, utvärdera och besluta kring arbetsansökningar	Namn Telefonnummer E-post Personnummer + CV och personligt brev	Fullgörande av avtal, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser i anställningsavtal och kollektivavtal	Under rekrytering + 2 år

Besökare

Ändamål	Personuppgifter	Laglig grund	Lagringstid
Hantera registrerades rättigheter enligt GDPR	Namn Identifikator	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Hantera personuppgiftsincidenter enligt GDPR	Namn E-post Telefonnummer	Rättslig förpliktelse, uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra förpliktelser enligt svensk lag	Under ärendet + 10 år
Hantera kameraövervakning för säkerhet i fysiska lokaler	Bild	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av säkerhet i våra fysiska lokaler väger över den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål	Från inspelning + 30 dagar
För att administrera besök i företagets lokaler	Namn Telefonnummer Företag	Intresseavvägning, vårt intresse av att behandla denna information för att kunna informera den person som får besök samt för att kunna veta vilka personer som befinner sig i våra lokaler väger tyngre än den registrerades/besökarens intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål. I händelse av brand behöver vi också kunna ta fram en utrymningslista.	Under besök + 1 dygn

Webbplatsbesökare

Ändamål

Personuppgifter

Laglig grund

Lagringstid

För att tillhandahålla den information du begär via webbplatsen

Namn
e-postadress

Telefonnummer

Adress

Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna agera på individers förfrågan väger över den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål

Under ärendet

För att skapa och hantera ditt konto

e-post

Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna administrera användarkonto väger över den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade för detta ändamål

Varför behandlar vi dessa personuppgifter?	Vilken är den rättsliga grunden för sådan behandling?
För att tillhandahålla dig den information du begär via webbplatsen.	Att använda dina personuppgifter på detta sätt är nödvändigt för att vi ska kunna agera på din förfrågan.
För att skapa och hantera ditt konto, till exempel genom att skicka lösenord, påminnelser eller meddelanden om ändringar i dina kontouppgifter.	Att använda dina personuppgifter på detta sätt är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda dig ett onlinekonto.
För att göra statistiska analyser av hur vår webbplats används och därigenom få en bättre förståelse för hur den används samt för att förbättra den.	Vi har ett berättigat intresse av att använda denna information för att förstå hur vår webbplats används samt för att hantera och förbättra den. Eftersom behandlingen är begränsad och inte innebär att några känsliga personuppgifter behandlas, har vi gjort bedömningen att vårt berättigade intresse av att göra analyser och förbättringar väger tyngre än din personliga integritet och intresse av att inte få dina uppgifter behandlade i detta sammanhang.
För att bättre förstå dina intressen och preferenser och därigenom kunna erbjuda dig en upplevelse som är skräddarsydd för dessa intressen och preferenser, till exempel med hjälp av beteendeanalyser och automatiserad marknadsföring.	Vi har ett berättigat intresse av att ta del av de preferenser som vi härleder från ditt webbläsarbeteende och dina köp så att vi kan anpassa din användarupplevelse, inklusive ifråga om marknadsföringsmaterial i linje med dina marknadsföringspreferenser (se nedan).
För att skicka information om relevanta produkter eller tjänster, i enlighet med dina marknadsföringspreferenser.	Vi kommer bara att skicka marknadsföringsmaterial om du samtyckt till det.
För att erbjuda dig försäljningsverktyg som hjälper dig att välja rätt produkt eller tjänst.	Att använda dina personuppgifter på detta sätt är nödvändigt för att vi ska kunna agera på din förfrågan.
För att uppfylla de krav som vi enligt lag är skyldiga att efterleva, till exempel på skatte- eller redovisningsområdet.	Att använda dina personuppgifter på detta sätt är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra lagliga förpliktelser.

In order to fulfil any of the stated purposes (above), we may disclose your personal data as follows:

To other companies within the Group
To third parties providing market research services
If required by law; and/or
To a buyer or potential future buyer of our business

Processors

CERTEGO may in some cases use processors who provide services to us, e.g. IT services and security solutions. In these cases, we undertake to have a personal data processor agreement with all the processors and that the processors hired comply with the General Data Protection Regulation (GDPR).

Third country

Some recipients may be located in countries outside the EU/EEA area. As these countries in some cases have a lower level of protection for personal data than countries within the EU/EEA, we apply the standard contractual clauses approved by the European Commission when transferring personal data to such countries, to ensure an appropriate level of protection for your personal data. These Standard Contractual Clauses can be found at the following link: https://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm.

In relation to the personal data we hold about you, you have the right to:

- request a copy of your personal data from our records;

- request that we correct or delete your personal data (even if this means that your account is deleted, or that we will no longer be able to handle your requests or orders);

- request that we cease processing your personal data (for example, when we use it for the purpose of improving our website), or that we restrict the processing of the personal data (for example, if you believe that it is incorrect);

- request to obtain the personal data that we use to provide you with the information requested by you, manage an order or administer your account or our relationship with you, in a machine-readable format which you are then entitled to transfer to another controller; and

- withdraw at any time the consent you have given us regarding the processing of your personal data for marketing purposes.

We may reject your request to delete your personal data if we need to continue processing it to comply with a legal obligation or to establish, exercise or defend legal claims.

A request to exercise your rights should be made by submitting our Privacy Concerns Form

If you wish to complain about how we process your personal data, you have the right to report this to the relevant data protection authority or to the relevant supervisory authority where you live or work (if different from the above).

Privacy Policy

The privacy notice describes

Personuppgift och behandling

Definitions

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Kund - B2B

Kund - B2C

Potentiell kund

Leverantör/Underentreprenörer

Rekryteringskandidat

Besökare

Webbplatsbesökare

Hur och varför kommer vi at använda dina personuppgifter?

Protection of personal data

Your rights

How can we make changes to this Privacy Policy?